Типичные потери в компаниях
при согласовании счетов

Как обычно согласовывают счета? - в бумажном виде либо по электронной почте.
При этом:

Тратится масса времени на сбор подписей
Теряются сами счета, которые надо согласовать
Счета зависают на согласовании у кого-то из руководителей
Непонятно, кто согласовал оплату, и в какой последовательности
Оплата согласована, а бухгалтерские документы содержат ошибки
Оплата согласована, а денег на расчетном счету не хватает
Оплата согласована, а бюджетный лимит забыли проверить

В результате: теряем деньги и время!

Приятная новость!
Все эти проблемы решает наша
Система согласования платежей DOCUMETR(R)

Функции системы согласования платежей

Формирование заявок на осуществление платежей, включая:
  • установку типа платежа;
  • установка плательщика, бенефициара, суммы;
  • описание назначения платежа;
  • выбор статьи бюджета;
  • выбор объекта, для которого производится оплата;
  • любая другая важная информация о платеже;
  • комментарии.
К заявке на платеж может быть прикреплен файл с счетом или обоснованием платежа, включая возможность автоматизированной загрузки сканированных документов.
Платеж может быть закреплен за структурным подразделением/сотрудником, а также на него может быть назначен список наблюдающих за исполнением платежа.
Гибкая настройка маршрутов согласования (жизненного цикла) платежа, включая возможности визирования (акцептирования) сотрудником/списком сотрудников/структурным подразделением.
Автоматизация поиска платежей в системе (включая полнотекстовый поиск). Контроль остатков по счетам, с которых необходимо платить. Контроль бюджетных лимитов по статьям затрат.
Формирование печатных форм платежных документов с учетом изменений, производимых в заявке на осуществление платежа. Полный спектр аналитических отчетов по всем выполняемым платежам.
Автоматизированное оповещение пользователей (по электронной почте) при внесении изменений в отслеживаемые платежи, платежи определенных типов и т.д.
Разграничение прав доступа пользователей (в соответствии с настраиваемой ролевой моделью), ведение всей истории согласования платежей, ведение архива платежей.

Подробнее о Системе согласования платежей

Одним из главных преимуществ внедрения Системы согласования платежей является полная автоматизация всех функций по согласованию и контролю за исполнением платежей в компании.

Разделение действий сотрудников между основной финансовой системой компании (например: 1С, Парус…) и корпоративной системой согласования – защита основной финансовой системы и информации, хранящейся в ней.


Полный контроль над бюджетом, а также сроками согласования и последовательностью согласования платежей.


Простота и гибкость настройки обеспечивает возможность адаптации системы к любым маршрутам согласования заявок, а также быструю интеграцию с финансовой системой. Позволяет вносить изменения в бизнес-процессы не прибегая к обращению к компании-разработчику.

Доступ к Системе согласования платежей регулируется полноценной системой разграничения прав доступа, управляющей правами доступа к созданию, визированию (акцептированию) и другим действиям пользователей в системе. Доступ к действиям просмотра и контроля над проводимыми операциями разграничивается в рамках структурных подразделений, должностных обязанностей сотрудников, целевых направлений рабочих групп. Обеспечивается полная поддержка организационной структуры компании, включая функции замещения сотрудников.


Интегрируемая аналитическая подсистема дает возможность всеобъемлющего анализа данных по платежем компании в любых срезах.

Система представлена следующими основными разделами:

Личный кабинет - отображает и сортирует по папкам все завяки на платежи, касающиеся пользователя. Позволяет создавать новые заявки.
Карточка заявки на платеж - создание и изменени информации о платеже, отправка на согласование, просмотр истории движения заявки и изменений. Поля настраиваются гибко - под любые требования Заказчика.
Аналитический блок - позволяет анализировать информацию по платежам, отслеживать соблюдение лимитов по статьям затрат, работать с историей платежей получая любые срезы данных.
Список заявок на платежи - ведет учет всех активных заявок в системе, отражает статусы каждой заявки и содержит всю необходимую информацию по каждой заявке.
Модуль управления лимитами по статьям затрат. Позволяет задавать лимиты по статьям, подразделениям, периодам времени. Может автоматически загружать данные из системы бюджетирования.
Модуль управления статьями затрат. Позволяет вести иерархию статей затрат в соответствии с принятой в компании системой учета.

Личный кабинет – информационное окно пользователя модуля, в котором отображается информация об актуальных платежах; платежах, которые поставлены пользователем на контроль; инициированных и завершенных платежах. Личный кабинет визуализирует изменения в системе, касающиеся пользователя, и является основным информационным табло.

Согласование платежей – основная рабочая область пользователя для работы с платежами, сформированными в модуле, а также для создания новых платежей и внесения изменений в уже существующие платежи, если это действие с платежом возможно.

Аналитика заявок – интерфейс работы со статистическими и аналитическими данными, собираемыми системой. Позволяет настраивать и демонстрировать данные, включая автоматизированное формирование отчетов по предварительно заданным параметрам.

Основные принципы работы Системы согласования платежей DOCUMETR®:

Оставьте заявку
мы продемонстрируем систему
Специальные
условия
для разных компаний